特定のキーワードを含むメールにラベルを付ける

1.キーワードを指定する

1 検索ボックスにフィルタの条件にしたいキーワードを入力      ,2[▼]をクリック

2.フィルタを作成する

1 [含む]にキーワードが入力されていることを確認,2[この検索条件でフィルタを作成]をクリック

3.フィルタによる操作を選択する

1[ラベルを付ける]をチェック    ,2[ラベルを選択]をクリック

3 付けたいラベルをクリック    ,[新しいラベル]をクリックすると新規ラベルを作成できる

4.フィルタを作成する

1[一致する○件のスレッドにもフィルタを適用する。]をチェック,2[フィルタを作成]をクリック,ここではすでに受信したメールにもフィルタを適用する

5.フィルタの作成が完了する

すでに受信したメールにラベルが付けられた,フィルタが作成された,今後受信するメールにも自動的にラベルが付けられる

特定の差出人のメールを既読にしてアーカイブする

1.フィルタを表示する

1[▼]をクリック,2[メールの自動振り分け設定]をクリック,フィルタの条件にしたい差出人からのメールの本文を表示しておく

2.差出人を指定してフィルタを作成する

1[From]に差出人のメールアドレスが入力されていることを確認  ,2[この検索条件でフィルタを作成]をクリック    ,[フィルタ]が表示された

3.フィルタによる操作を選択する

1[受信トレイをスキップ(アーカイブする)]と[既読にする]をチェック,2[フィルタを作成]をクリック    ,すでに受信したメールにも適用したい場合はチェックする,フィルタが作成される

[ヒント]大量のメールを効率的に分類・整理しよう

フィルタは事前に設定した条件に応じてメールを振り分ける機能で、Outlookで言えば「ルール」にあたります。検索ボックスのキーワードをそのままフィルタの条件にでき、さまざまな操作を適用できます。メールソフトでフォルダーに振り分けるのと同様に、自動的にスターやラベルを付けるのが基本的な活用法ですが、例えば「ときどき目を通せばいいだけのメールマガジンは、すぐに既読にしてアーカイブする」といった設定も可能です。

[ヒント]条件に一致するメールを事前に確認できる

[この条件でフィルタを作成]をクリックすると、メニューの背後には、そのフィルタで抽出されたメールの一覧が表示されます。思うような抽出結果が得られていない場合は[検索オプションに戻る]をクリックし、条件を変更してみましょう。

[ヒント]作成したフィルタを編集するには

一度作成したフィルタは、[ 設定]を表示して[フィルタ]をクリックすれば編集・削除できます。フィルタの一覧で[編集]をクリックすると[フィルタ]が表示されるので、条件を編集して[続行]をクリックし、フィルタによる操作を選択します。[フィルタを更新]をクリックすれば完了です。なお、[削除]をクリックすると、確認なしですぐに削除されるので注意しましょう。

1[フィルタ]をクリック    ,2[編集]をクリック  ,[設定]を表示しておく

[ヒント]ほかのメールアドレスに自動的に転送するには

フィルタを使えば、差出人や件名などの条件が一致したメールを、ほかのメールアドレスに自動転送できます。ただし、転送先のメールアドレスの所有者であることを証明するため、Googleからの確認メールをそのメールアドレスで受信し、承認の手続きを済ませないと設定できません。フィルタを作成する前に準備しておきましょう。

1[メール転送とPOP/IMAP]をクリック        ,2[転送先アドレスを追加]をクリック  ,[設定]を表示しておく

[ヒント]不在を伝えるメールを自動返信するには

出張などで返信ができない場合は、不在通知を設定しておきましょう。[連絡先リストのメンバーにのみ返信する]をチェックすれば、連絡先に追加されている相手にだけ有効になります。

1[全般]をクリック  ,2[不在通知ON]をクリック  ,3 件名、本文を入力,4[変更を保存]をクリック,[設定]を表示しておく