本文へジャンプ

コンテンツ一覧へ

コンテンツ検索へ

サイトトップ » 編集部ブログ » 宴会幹事必読！　できる幹事のためのWebサービス―出欠管理編

宴会幹事必読！　できる幹事のためのWebサービス―出欠管理編

忘年会シーズン間近。この時期、会社の忘年会幹事に任命されてしまって悩んでいるという方も多いかと思います。

私もその一人で、もうすぐ本格的に準備をしないといけません。でも幹事の仕事って正直面倒......。なにかうまい手はないかとネットで調べていると、幹事の仕事に使えそうなWebサービスをいくつか発見しました。

幹事の仕事の流れは「スケジュール調整・出欠確認」→「お店を予約」→「当日・後日のいろいろ」と想定しています。そこで今回は「出欠管理編」として、出欠管理に便利なWebサービスをいくつか紹介していきます。

出欠管理用Webサービス

Excelで作った出欠表を回覧させるとか、メールを送信しまくるとかではなく、もっとスマートに出欠管理がしたい！　という幹事の皆さんにおすすめしたいのが、出欠管理用Webサービスです。


これらのサービスに共通した基本的な使い方としては、

幹事が管理人としてイベントの登録・設定をする
↓
イベント用予定表を表示するための「使い捨て」URLが生成される
↓
URLをメールなどで参加者に送る
↓
参加者が予定表のページにアクセスする
↓
それぞれの都合のよい日時やコメントを書き込める

と、実にシンプル。もちろんすべて無料です。
携帯電話から使えたり、一定期間アクセスしないと自動的にイベントが削除される機能があったりと、それぞれに特徴がありますので、忘年会に限らずいろいろな状況で使い分けることができます。以下にサービス比較表を作成してみました。

名称候補日時の設定方法インターフェース操作の容易さ設定の容易さ集計結果の見やすさ携帯電話から参加登録イベント削除特徴
伝助特定日を入力△◎△〇〇〇（１ヶ月後）都合のよい日がランク付けされる
調整さん特定日を入力〇〇△〇〇〇（１ヵ月後）iGoogleと連携して調整状況をチェックできる。
詳しくはhttp://mtl.recruit.co.jp/blog/2008/11/igoogle_1.html
ちょー助期間を選択△◎〇〇×〇（7日後）機能的に物足りないが、解説が付随していて使いやすい
調整くん特定日を入力△◎◎△〇〇（30日後）ホットペッパーと連動している
@niftyビジネス特定日を入力〇◎◎〇×〇（１ヵ月後）バランスがいい。一番使いやすいかも
When is Good期間を選択◎〇〇◎×説明なしオシャレで機能的だが、英語が大半なので使いづらい


「When is Good」で「センスある幹事」を演出？

この中で個人的に気になったのが「When is Good」。シンプルかつオシャレなインターフェースが魅力的です。海外のWebサービスということで英語嫌いの私なんかはやや躊躇してしまうのですが、一応日本語にも対応しています（解説などほとんどは英語）。簡単に使い方を紹介します。

イベントの設定画面。予定登録の仕方が画期的で、候補日時をクリックまたはドラッグして選択します。ここでクリック／ドラッグした日時が、参加者用の出欠登録画面で候補日時として表示されるしくみです。
通常の設定のままでは9：00～18：00の予定しか設定できないので、[SHOW OPTIONS]をクリックして遅い時間帯に変更しましょう。その他設定項目もいろいろあり、見た目はシンプルですが意外と多機能です。
設定が完了したら[CREATE EVENT]をクリックします

イベントの設定が完了するとURLが生成されます。上から【出欠登録用のURL】【出欠状況の確認用URL】【管理用のURL】。参加者に出欠登録用のURLをメールすれば、参加者はページにすぐにアクセスできます。
管理者（幹事）はほかの2つのURLも必ずコピーしておきましょう

こちらは参加者がアクセスする出欠登録の画面。こちらも、都合の良い日時のセルをぬり絵のようにクリックまたはドラッグしていきます

幹事は出欠状況の確認用URLにアクセスしてスケジュールを調整します。全員の都合が一致している日時がハイライト表示されています。
日時のセルにマウスポインタを合わせると、その日時に参加できない人の名前に打ち消し線が入ります

さらに参加者の名前にマウスポインタを合わせると、その人が選択した日時とコメントが表示されます。上の機能と組み合わせれば、「この日やっぱり出られないですかね......？」みたいな調整がしやすくなりそうです


非常に便利な出欠管理用Webサービス。私もこれから実際に使ってみて、クレームの起こらないスマートな出欠管理をしたいと思います。


（できるネット＋　諏訪）

編集部ブログの関連記事
タグ
スケジュール,忘年会

2008年11月21日 19:00

トラックバック(0)

前の記事 編集部ブログ 次の記事

トラックバック(受付中)

トラックバックURL:
NEC LifeTouch NOTE
BlackBerry特集
iPhone、iPod touch
Android
Evernote
検索
サイト内検索
最新記事
過去記事
  1. 2012年
    1. 4月 [ 1 ]
    2. 3月 [ 1 ]
    3. 2月 [ 1 ]
  2. 2011年
    1. 12月 [ 2 ]
    2. 11月 [ 2 ]
    3. 8月 [ 1 ]
    4. 7月 [ 1 ]
    5. 6月 [ 4 ]
    6. 5月 [ 2 ]
    7. 3月 [ 8 ]
  3. 2010年
    1. 12月 [ 1 ]
    2. 10月 [ 1 ]
    3. 9月 [ 3 ]
    4. 8月 [ 2 ]
    5. 7月 [ 3 ]
    6. 6月 [ 3 ]
    7. 5月 [ 1 ]
    8. 4月 [ 2 ]
    9. 3月 [ 8 ]
    10. 2月 [ 4 ]
    11. 1月 [ 1 ]
  4. 2009年
    1. 11月 [ 6 ]
    2. 10月 [ 13 ]
    3. 9月 [ 4 ]
    4. 8月 [ 3 ]
    5. 7月 [ 2 ]
    6. 6月 [ 11 ]
    7. 5月 [ 11 ]
    8. 4月 [ 7 ]
    9. 3月 [ 4 ]
    10. 2月 [ 9 ]
    11. 1月 [ 5 ]
  5. 2008年
    1. 12月 [ 5 ]
    2. 11月 [ 16 ]
    3. 10月 [ 16 ]
    4. 9月 [ 15 ]
    5. 8月 [ 10 ]
    6. 7月 [ 15 ]
    7. 6月 [ 16 ]
    8. 5月 [ 19 ]
    9. 4月 [ 23 ]
    10. 3月 [ 14 ]
    11. 2月 [ 3 ]
    12. 1月 [ 8 ]
  6. 2007年
    1. 12月 [ 11 ]
    2. 11月 [ 22 ]
    3. 10月 [ 10 ]
タグクラウド
このページの内容の一部は、Google が作成、提供しているコンテンツをベースに変更したもので、クリエイティブ・コモンズの表示 3.0 ライセンスに記載の条件に従って使用しています。